ขั้นที่ 3

ขั้นที่  3

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นคอนที่ผ่านมา  และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว  ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ  จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่  เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถา(Questionnaire) สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม  ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้

ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)   บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา  เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์  ไม่ต้องมีการจดบันทึก  ดังเช่น  วิธีการสัมภาษณ์  ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก  ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก  สามารถเก็บข้อมูลได้มาก  ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลดังตัวอย่าง

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากระบบเดิม  ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม  สามารถสรุปข้อมูลได้ดังนี้

1.  ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม

2.  ความต้องการในระบบใหม่

3.  ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์มและรายงานของระบบเดิม

1.  ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม   ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ  LAN   ประกอบไปด้วย

1. เครื่องแม่ข่าย  (Server)  จำนวน  2  เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย  จำนวน  15  เครื่อง

3.  เครื่องพิมพ์(Printer)   จำนวน 2 เครื่อง

4.  อุปกรณ์ในการต่อพวงอื่นที่เกี่ยวข้องที่ทางบริษัทได้นำมาใช้งานของสำนักงานเป็นต้น

2.  ความต้องการในระบบใหม่  จากแบบสอบถามทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

1.  องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของคลังสินค้าได้

2.  องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้

3.  องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

4.  ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว

5.  ขั้นตอนการซื้อ-รับคืนวัตถุดิบ  มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

6.  การติดต่อซื้อวัตถุดิบได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของวัตถุดิบ

7. สามารถจัดเก็บข้อมูลวัตถุดิบ ทำให้การซื้อวัตถุดิบได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้

8.  การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

9.  สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได

10. มอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท
ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้  (User Requirement)

จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม  จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่  ตามความต้องการที่กล่าวมาแล้วขั้นต้นเช่น

1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้

2.  สามารถทำการเพิ่ม  ลบ  แก้ไขจำนวนข้อมูลที่ต้องการได้

3.  สามารถเก็บประวัติข้อมูลของวัตถุดิบได้

4. สามารถทำการสั่งซื้อวัตถุดิบและแสดงรายการใบเสร็จสั่งซื้อได้

5.  พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลและใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ

6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแผนกคลังสินค้า

7. การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็ว

8. เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนลูกค้าที่เข้ามาสมัครเป็นสมาชิก

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวข้างต้นสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น  4  ระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว คือ  ระบบงานคลังสินค้า  ระบบการขาย  ระบบบัญชี  ระบบจัดส่งสินค้า   จะเห็นได้ว่าทั้ง  4 ระบบนี้สามารถครอบคลุมความต้องการของผู้ใช้   โดยทางทีมงานจะวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานภายในแต่ละระบบย่อย  โดยจำลองเป็นแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD)   และเจาะระบบตามที่ต้องการต่อไปเพื่อนำเสนอต่อไป

============================================================================================================